PERMASALAHAN DALAM PENYIMPANAN
ARSIP
Disusun untuk memenuhi tugas Ujian
Tengah Semester mata kuliah Kearsipan dan Dokumentasi
ARTIKEL
Oleh
Jauhari Majid
130210302083
PROGRAM STUDI PENDIDIKAN SEJARAH
JURUSAN ILMU PENDIDIKAN SOSIAL
FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU
PENDIDIKAN
UNIVERSITAS JEMBER
2014
Saya telah meneliti atau mengobservasi
permasalahan dalam penyimpanan arsip di Kantor Perpustakaan, Arsip dan
Dokumentasi pada bagian Seksi Arsip dan Dokumentasi di Jalan Dharmawangsa No.
176 Kaliwining, Rambipuji, Kabupaten Jember. Saya melakukan observasi pada hari
Jumat tanggal 21 November 2014 pada pukul 13.00.
Disana saya berwawancara dengan salah
satu petugas yang sedang piket, saya mengajukan beberapa pertanyaan tentang
arsip tersebut. Hasil wawancara itu saya tulis disini berupa artikel.
Sebelum menuju pembahasan kita harus
tau dulu apa saja cara yang digunakan untuk menyimpan arsip. Sistem penyimpanan
arsip adalah suatu proses kegiatan mulai dari penerimaan, pencatatan,
penyimpanan dengan menggunakan suatu system tertentu, menemukan kembali dengan
cepat suatu arsip.
Ada
beberapa macam sistem penyimpanan arsip, yaitu:
1)
Penyimpanan
arsip sesuai abjad
Merupakan sistem penyimpanan berdasarkan abjad
alphabet, disusun mulai dari A sampai Z,
Aa sampai Zz dan seterusnya. Misalnya penyimpanan berdasar nama orang.
2)
Penyimpanan
arsip sesuai pokok permasalahan
Merupakan sistem penyimpanan berdasarkan pokok atau
jenis permasalahan yang ada pada kantor arsip tersebut. Penyimpanan berdasarkan
pendidikan.
3)
Penyimpanan
arsip sesuai nomor
Merupakan sistem penyimpanan yang berdasar nomor
pada waktu arsip tensebut masuk.
4)
Penyimpanan
arsip sesuai sistem wilayah
Merupakan sistem penyimpanan berdasarkan wilayah,
jika di kabupaten, maka penyimpanan wilayah terdiri dari kecamatan.
5)
Penyimpanan
arsip sistem tanggal
Meripakan sistem penyimpanan pada saat tanggal arsip
tersebut masuk. Otomatis tanggal yang lama berada di urutan terakhir.
Pada Kantor Seksi Arsip dan Dokumentasi
di Kabupaten Jember menggunakan sistem penyimpanan sesuai wilayah dan pokok
permasalahan. Penyimpanan berdasarkan wilayah disana berdasarkan setiap
kecamatan, misalnya kecamatan Rambipuji, Banjarsari, dan lain-lain. Sedangkan
penyimpanan sesuai pokok permasalahan menyimpan beberapa jenis yang di simpan,
misalnya tentang pendidikan, surat-surat tanah, jumlah penduduk yang lahir
maupun meninggal, dan lain-lain.
Artinya setiap kecamatan memiliki suatu box
penyimpanan arsip tersendiri dan setiap kecamatan pasti memiliki permasalahan,
misalnya tentang pendidikan, surat-surat berharga, dan lain-lain. Misalnya pada
kecamatan Rambipuji menyimpan sebuah arsip tentang pendidikan, maka box
tersebut akan diberi nama sesuai wilayahnya dan sesuai pokok permasalahannya,
contohnya Pendidikan – Rambipuji.
Penyimpanan di kantor arsip tersebut
menggunakan lemari atau rak buku tempat penyimpanan arsip. Lemari tersebut
terdiri dari lemari dorong dan lemari biasa. Lemari atau rak tersebut terbuat
dari besi atau alumunium.
Permasalahan yang ada di kantor
tersebut menurut petugas piket hampir tidak ditemukan masalah dalam
penyimpanan. Hal ini dikarenakan pusat arsip tersebut dijaga betul dan
diperhatikan perawatan dan pemeliharaannya. Menurut petugas yang saya
wawancarai biasanya yang sering terjadi masalah adalah di arsip bagian desa,
karena di desa tersebut alat ataupun sarana kurang.
Sehingga
proses penyimpanan biasanya tidak terlalu diperhatikan sehingga terjadi
permasalahan-permasalahan pada penyimpanan arsip. Di kantor arsip tersebut juga
di adakan proses ”fumigasi” setiap dua tahun sekali, sehingga kecil kemungkinan
arsip tersebut rusak atau mengalami permasalahan. Proses fumigasi dilakukan di
Surabaya.
Fumigasi adalah salah satu cara
perawatan dokumen atau arsip yang telah melebihi batas umurnya, proses fumigasi
merupakan tindakan terhadap semua macam pengganggu baik serangga ataupun yang
lain dengan menggunakan fumigant di dalam ruang yang kedap gas udara pada suhu
dan tekanan udara tertentu. Keuntungan dari proses Fumigasi ini adalah dokumen
atau arsip akan terlindungi dari serangan serangga perusak kertas, misalnya
rayap. Namun kerugiannya juga lumayan besar, salah satunya merusak lapisan
ozon, karena fumigan adalah sejenis bahan kimia yang cukup merusak dan
menimbulkan polusi pada udara.
Atas alasan itulah petugas kantor arsip
tersebut mengatakan bahwa selama beliau bekerja belum ada permasalahan dalam
penyimpanan arsip yang dilakukan di Kantor Seksi Arsip dan Dokumentasi
tersebut.
Tetapi beliau menjelaskan bahwa ada beberapa
permasalahan yang mungkin bisa terjadi dalam penyimpanan arsip, antara lain:
1) Dimakan
serangga
2) Terkena
air
3) Tempat
lembap
4) Dokumen
jarang dibuka
5) Dokumen
terlalu sering dibuka
6) Kualitas
Kertas
Beberapa
permasalahan di atas juga ada sebabnya;
1) Dimakan
serangga
Permasalahan ini terjadi karena cara penyimpanan
yang kurang memadahi, misalnya lemari masih terbuka, dan masih menggunakan
bahan terbuat dari kayu.
2) Terkena
air
Terkena air disini yang dimaksud bisa air pada saat
memegang tangan kita basah atau air hujan karena tempat penyimpanan tersebut
bocor. Dokumen yang terkena air jika tidak diketahui oleh petugas akan
melengketkan kertas yang satu dengan yang lain, ataupun jika diketahui jangan
harus dibersihkan, karena kertas yang terkena air pasti mudah sobek, jadi harus
di tunggu beberapa saat.
3) Tempat
lembab
Tempat lembab juga mempengaruhi arsip, karena tempat
yang lembap dapat menimbulkan bekas pada kertas, jika kelembapannya tinggi bisa
jadi memunculkan semacam jamur pada kertas tersebut.
4) Dokumen
jarang dibuka
Dokumen atau arsip bisa mengalami kerusakan dalam
hal yang sepele, misalnya saja jangan dibuka. Banyak orang beranggapan bahwa
barang berharga yang berupa tulisan tidak boleh dibuka karena isinya penting
dan berharga, namun kenyataannya jika dokumen atau buku atau arsip bila tidak
pernah dibuka akan lengket halaman yang satu dan halaman yang lain. Ini yang
membuat kerusakan pada arsip, bisa saja dipisahkan kembali, tetapi resikonya
terdapat pada tulisan yang pudar atau bahkan kertasnya yang sobek.
5) Dokumen
sering dibuka
Kali ini merupakan kebalikan yang sebelumnya, yaitu
dokumenn sering dibuka. Terlalu sering dibuka juga mengakibatkan kerussakan,
karena jika dokumen terus dibuka akan melemah pada perekatnya, terlebih
dokumen-dokumen lama yang belum begitu canggih alat yang di pakai untuk
membuat. Sekiranya tidak mencakup hal yang penting sebaiknya jangan membuka
arsip seenaknya, karena resikonya sobek atau lepas dari perekatnya.
6) Kualitas
kertas
Kualitas kertas pasti mempengaruhi, karena semua
tulisan pasti ditulis diatas kertas. Dokumen terdahulu sudah sangat jelas bahwa kertas yang
digunakan juga yang tidak terlalu bagus dan mudah sobek. Tidak jarang jika
banyak arsip atau dokumen yang sobek jika tidak dirawat dengan baik.
Beberapa
masalah dalam penyimpanan arsip diatas yang biasanya terjadi pada penyimpanan
di kantor desa.
Sedangkan
petugasnya menjelaskan bahwa di Kantor Arsip Kabupaten jarang sekali terjadi
kesalahan atau permasalahan yang terjadi padan saat penyimpanan arsip.
Tetapi secara tidak langsung saya
melihat beberapa kesalahan atau permasalahan dalam penyimpanan arsip pada saat
melakukan observasi di Kantor Seksi Arsip dan Dokumentasi. Permasalahannya
antara lain:
1)
Kurangnya
ruang atau gedung penyimpanan arsip
Disini terlihat jelas bahwa tempat atau gedung di
Kantor Seksi Arsip dan Dokumentasi tersebut kekurangan tempat. Jadi gedung yang
dimiliki memang sangat terbatas dengan jumlah arsip atau dokumen yang begitu
banyak. Memang hal ini pasti berhubungan dengan dana yang diberikan pemerintah
pada pusat arsip tersebut.
Maka otomatis
sarana dan prasarana dalam kantor arsip sangat terbatas. Padahal jika
ditelusuri lagi kantor arsip tersebut sangat penting karena mencakup data-data
penting antar kacamatan di Jember. Terbayang jika tidak ada arsip di pusat
Jember, mungkin akan sulit menelusuri kecamatan satu persatu jika ingin
memperoleh suatu informasi.
Solusi yang
dilakukan:
Kantor arsip tersebut terpaksa meletakkan arsip dan
dokumen yang tidak cukup di luar ruang arsip, ada yang diletakkan di dekat
ruang tamu dan ada yang diletakkan diantara jalan didalam kantor arsip
tersebut. Solusi ini memang sangat miris, karena hal yang penting, sesuatu yang
penting bisa terlantarkan begitu saja diruang terbuka, padahal arsip dan
dokumen itu adalah barang berharga yang mustinya diletakkan ditempat yang layak
dan aman. Tetapi kembali lagi karena faktor kurangnya anggaran yang dikeluarkan
untuk kantor arsip tersebut, Bagaimana lagi jika tidak memungkinkan maka
terpaksa melakukan cara tersebut.
2)
Kurangnya
lemari atau rak tempat penyimpanan
Jika ruang atau gedung untuk menyimpan arsip kurang,
otomatis lemari atau rak penyimpanannya juga kurang. Karena lemari atau rak
terletak dalam satu ruangan khusus penyimpanan arsip. Kurangnya kemari ini juga
membuat penyusunan arsip semakin susah untuk diketahui, karena memang letaknya
juga tidak didalam lemari atau rak. Otomatis letaknya akan tidak sesuai pada
prosedur penyimpanan. Dan juga akan mudah dipindahkan baik sengaja atau tidak
sengaja oleh seseorang, tidak menuntuk kemungkinan ada orang iseng yang
membuang arsip tersebut karena letaknya tidak pada tempat yang aman.
Solusi yang
dilakukan:
Solusi yang dilakukan untuk kurangnya lemari juga
sama mirisnya dengan kurangnya ruang atau gedung yang telah saya jelaskan tadi.
Untuk kurangnya lemari atau rak dapat diatasi dengan
memasukan pada kotak semacam kardus bisa juga plastik ataupun besi. Tetapi pada
kantor arsip yang saya kunjungi disimpan didalam kotak kardus. Kotak kardus ini
dalam kondisi terbuka, maka tidak menuntut kemungkinan terkenanya
kotoran-kotoran ataupun dimakan serangga
3)
Tidak
sistematis penyimpanannya
Masalah yang ini juga bisa terjadi karena
faktor-faktor diatas, Karena ruangnya kurang dan kurang lemari juga akan
menimbulkan masalah baru, misalnya tidak sistematis penyimpanannya. Hal ini
dikarenakan sering berpindah tempat arsip yang tidak memiliki ruang dan lemari
tersebut. Entah dipindahkan karena dibersihkan atau agar terhindar dari masalah
lain. Arsip yang sering dipindahkan juga akan menyulitkan jika ingin mencari,
juga tidak menuntut kemungkinan arsip atau dokumen tersebut hilang atau berada
pada tempat yang tidak semestinya.
Solusi yang
dilakukan:
Untuk mengatasi masalah tersebut dan untuk
menghindari kesalahan atau kehilangan atau tidak urutnya arsip maka diberi
label atau nama dan pokok permasalahan arsip pada box penyimpanan tadi.
Misalnya arsip tentang kependudukan kecamatan Rambipuji, maka ditulislah
Penduduk-Rambipuji. Disanalah cara yang digunakan untuk mengatasi kesalahan
dalam penyimpanan atau perpindahan tempat arsip tersebut. Dengan demikian
meskipun berpindah tempat makan tidak akan mengalami kesulitan untuk mencari
sebuah arsip tertentu.
4)
Lembab
dan juga menjamurnya arsip atau dokumen yang berada dilantai
Sudah saya jelaskan tadi diatas bahwa ada arsip yang
letaknya dilantai, itu tidak menuntut kemungkinan terjadi kelembapan pada
kertas karena tidak muatnya ruang tadi dan ditempatkan dibox kardus.
Memang jika dalam waktu singkat mungkin tidak akan
terjadi kelembapan, tetapi jika terlalu lama dan sekarang juga musim hujan
pasti lantai akan dingin dan bisa terjadi kelembapan. Jika petugas mengetahui
arsip tersebut lembab maka akan segera ditindak lanjuti, tetapi jika tidak
diketahui maka arsip tersebut akan menjamur dan akan merusak pada kertas.
Solusi yang
dilakukan:
Untuk mengatasi masalah yang satu ini memang belum
ada tindakan yang dilakukan oleh petugas arsip tersebut. Tetapi saya memiliki
pendapat untuk mengatasi masalah yang diatas, misalnya:
a) Memberi alas pada arsip yang berapa
dilantai
Dengan
member alas maka arsip tidak langsung terhubung dengan lantai, dengan demikian
memungkinkan untuk mencegah kelembapan pada arsip atau dokumen yang berapa
dilantai.
b) Mengecek rutin arsip tersebut
Dengan mengecek
rutin arsip entah satu bulan sekali atau dua bulan sekali maka kecil
kemungkinan untuk terjadi kelembapan, karena dengan mengecek jika ditemukan
kelembapan akan segera ditindak lanjuti atau dipindahn ke tempat yang lebih
memungkinkan.
Beberapa permasalah arsip yang ada di
Kantor Seksi Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Jember ini menurut pengamatan dan
analisis saya, karena petugasnya sendiri tidak terlalu jelas dalam menjelaskan,
dan tidak terlalu detail mengerti tentang permasalahan penyimpanan arsip. Tetapi
beliau menjelaskan ada beberapa penyebab rusaknya arsip yang pernah terjadi di
kantor tersebut. Seperti yang telah di jelaskan di atas, yaitu:
1) Dokumen
terlalu jarang dibuka
Dokumen atau arsip bisa mengalami kerusakan dalam
hal yang sepele, misalnya saja jangan dibuka. Banyak orang beranggapan bahwa
barang berharga yang berupa tulisan tidak boleh dibuka karena isinya penting
dan berharga, namun kenyataannya jika dokumen atau buku atau arsip bila tidak
pernah dibuka akan lengket halaman yang satu dan halaman yang lain. Ini yang
membuat kerusakan pada arsip, bisa saja dipisahkan kembali, tetapi resikonya
terdapat pada tulisan yang pudar atau bahkan kertasnya yang sobek.
Solusi yang
digunakan:
Tentu saja solusinya harus rajin mengecek atau
menentukan jadwal pengecekan rutin agar arsip atau dokumen tersebut tidak
lengket terlebih pada musim hujan, siapa tau tempat menyimpan arsip atau
dokumen tersebut lembab, jadi tidak sampai lengket. Dan juga harus dibersihkan
sampul maupun tempat menyimpannya agar orang tidak malas untuk membuka atau
menbaca.
2) Dokumen
terlalu sering dibuka
Kali ini merupakan kebalikan yang sebelumnya, yaitu
dokumenn sering dibuka. Terlalu sering dibuka juga mengakibatkan kerusakan,
karena jika dokumen terus dibuka akan melemah pada perekatnya, terlebih
dokumen-dokumen lama yang belum begitu canggih alat yang di pakai untuk
membuat. Sekiranya tidak mencakup hal yang penting sebaiknya jangan membuka
arsip seenaknya, karena resikonya sobek atau lepas dari perekatnya.
Solusi yang
digunakan:
Solusi untuk dokumen yang sering dibuka sangat
berlawanan dengan yang jarang dibuka. Petugas harus membatasi siapa yang hendak
membaca, maksudnya jika sekiranya tidak terlalu penting tidak perlu membuka
arsip atau dokumen tersebut. Hal ini ditujukan untuk menghindari kerusakan yang
mungkin bisa terjadi karena arsip atau dokumen terlalu sering dibuka.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar